DK-TANJUNGPINANG – Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH), sebagai jantung pendidikan tinggi di Provinsi Kepulauan Riau, memiliki peran strategi dalam mencetak sumber daya manusia (SDM) yang unggul dibidang kemaritiman. Namun, seiring dengan tuntutan dari Mahasiswa/i yang semakin tinggi, manajemen pelayanan publik di lingkungan kampus menjadi sorotan yang sangat penting.
Harapan Tinggi Dari Mahasiswa/i
setiap langkah pengembangan Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH), seperti yang juga disampaikan oleh seorang mahasiswa dari fakultas ilmu sosial dan ilmu politik yang sangat berharap kampus kedepannya bisa lebih baik lagi dalam hal pelayanan bagi civitas akademik. Bagi mereka, pelayanan publik yang baik bukanlah sekadar formalitas melainkan sudah menjadi keharusan yang tidak bisa disepelekan. Mahasiswa mengharapkan akses informasi yang mudah dijangkau, fasilitas yang memadai untuk menunjang belajar dan aktivitas seharihari, serta respons yang cepat ketika mereka membutuhkan bantuan. Namun, kenyataan menunjukkan bahwa ada beberapa masalah utama yang masih menghambat tercapainya harapan ini, yaitu kurangnya akses informasi yang mudah, fasilitas yang belum memadai, dan responsif yang lambat dalam menangani kebutuhan mahasiswa. Masalah-masalah ini kemudian berkembang menjadi isu-isu spesifik yang lebih rinci: akses informasi yang tidak efisien sehingga mahasiswa sulit menemukan data yang dibutuhkan dengan cepat, kualitas dan ketersediaan fasilitas yang masih kurang memadai mulai dari ruang kelas, laboratorium, hingga ruang rekreasi serta responsif dan efektivitas penanganan keluhan yang rendah, termasuk kompetensi petugas pelayanan khususnya di Badan Akademik dan Kemahasiswaan (BAKK) yang masih perlu ditingkatkan.
Sebagai akibatnya, kita perlu menyelami akar penyebab dari semua hal ini, yang terbagi menjadi dua faktor utama. Dari sisi Sumber Daya Manusia (SDM), masalah muncul karena kompetensi SDM yang belum optimal sehingga petugas sulit memberikan layanan yang profesional, jumlah SDM yang tidak memadai yang membuat beban kerja terlalu berat dan memperlambat proses, serta kinerja dan pengawasan SDM yang kurang efektif sehingga tidak ada penilaian yang teratur terhadap kualitas layanan yang diberikan. Sementara dari sisi anggaran, tantangan terletak pada alokasi anggaran yang tidak memadai untuk kebutuhan pelayanan dan fasilitas, pengelolaan anggaran yang kurang efektif sehingga banyak dana terbuang atau tidak terarah ke tempat yang paling dibutuhkan, serta kurangnya investasi dalam infrastruktur dan teknologi yang bisa mempercepat dan mempermudah pelayanan.
Inovasi sebagai Kunci Transformasi
Inovasi seharusnya menjadi jantung dari upaya transformasi pelayanan publik di UMRAH, terutama di tengah harapan mahasiswa yang semakin tinggi terhadap pelayanan yang cepat, transparan, dan berpihak pada kebutuhan mereka. Berbagai langkah inovatif sebenarnya telah dilakukan oleh pihak kampus, mulai dari pengembangan sistem informasi berbasis daring, kerja sama dengan pihak eksternal, hingga pembangunan infrastruktur fisik. Namun, dalam praktiknya, inovasiinovasi tersebut belum sepenuhnya dirasakan dampaknya secara optimal oleh mahasiswa. Masalah utama yang muncul adalah inovasi yang berjalan secara terpisah dan belum terintegrasi dengan baik, sehingga tujuan awal untuk meningkatkan kualitas pelayanan justru belum tercapai secara maksimal. Sistem informasi yang seharusnya mempermudah akses akademik dan administrasi masih kerap membingungkan karena tidak saling terhubung, sementara kemitraan dengan pihak luar belum sepenuhnya dikelola secara efektif dan transparan. Di sisi lain, pembangunan fisik kampus terkadang belum benar-benar menjawab kebutuhan riil mahasiswa, baik dari segi fungsi, kenyamanan, maupun aksesibilitas.
Kondisi ini tidak terlepas dari berbagai penyebab mendasar, khususnya pada aspek sumber daya manusia dan anggaran. Dari sisi SDM, masih terlihat adanya keterbatasan keterampilan, seperti kemampuan integrasi sistem teknologi, manajemen kemitraan, serta perencanaan pembangunan yang inklusif dan berbasis kebutuhan pengguna. Hal ini diperparah dengan minimnya pelatihan yang berkelanjutan bagi petugas pelayanan. Sementara itu, dari sisi anggaran, permasalahan muncul akibat alokasi dana yang belum tepat sasaran, kurangnya anggaran untuk peningkatan kapasitas SDM, serta terbatasnya dana untuk melakukan survei atau penjaringan aspirasi mahasiswa sebagai dasar pengambilan keputusan. Akibatnya, inovasi yang dilakukan cenderung bersifat top down dan kurang menyentuh aspek pengalaman langsung mahasiswa sebagai pengguna layanan.
Tantangan dalam pelayanan
saya mewawancarai Presiden Mahasiswa (Presma) di kampus UMRAH, dia mengakui bahwa pelayanan di kampus sudah cukup baik, tetapi belum pernah mencapai tingkat maksimal. Realita manajemen pelayanan publik di UMRAH memang menghadapi berbagai rintangan yang kompleks, yang membuat kampus berada di persimpangan jalan di tengah harapan tinggi dari mahasiswa, inovasi yang terus dilakukan, dan tantangan yang tak bisa disembunyikan. Masalah utama yang muncul adalah pelayanan yang belum optimal meskipun UMRAH telah meluncurkan berbagai upaya inovatif dan pelayanan secara umum dinilai “cukup baik” seolah-olah ada jurang antara apa yang sudah dilakukan dan apa yang sebenarnya diinginkan oleh civitas akademik. Masalah ini kemudian berkembang menjadi isu-isu spesifik yang lebih terperinci: pertama, hambatan proses pelayanan yang sering terjadi akibat koordinasi antar unit kerja yang kurang harmonis, sehingga mahasiswa harus menghadapi kesulitan ketika membutuhkan layanan yang melibatkan lebih dari satu unit. Kedua, pemanfaatan infrastruktur dan sistem inovasi yang telah dibangun masih belum maksimal meskipun ada website, aplikasi, dan fasilitas baru, banyak di antaranya tidak digunakan secara optimal atau bahkan tidak sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. Sementara dari sisi anggaran, masalah muncul karena kurangnya dana untuk sistem pendukung koordinasi seperti platform atau alat yang bisa mempermudah komunikasi antar unit serta prioritas anggaran yang lebih banyak diberikan pada pembangunan fisik daripada perbaikan sistem pelayanan. Bahkan, anggaran yang ada mungkin masih terfokus pada kebutuhan unit masing-masing, sehingga sulit untuk melakukan kolaborasi yang membutuhkan dana bersama.
Untuk mengatasi semua tantangan ini, diperlukan alternatif solusi yang terstruktur dan berorientasi pada kolaborasi. Yang pertama adalah pembentukan unit pelayanan yang terintegrasi yang melibatkan berbagai unit kunci seperti BAKK, Akademik, dan Keuangan dengan tujuan membuat setiap proses layanan lebih terkoordinasi dan tidak lagi terpisah-pisah. Yang kedua adalah pengembangan platform dan berkolaborasi internal UMRAH, di mana semua unit bisa berkomunikasi dan berbagi informasi melalui satu sistem yang sama, sehingga hambatan koordinasi bisa dikurangi dan pemanfaatan sistem inovasi bisa lebih maksimal. Yang ketiga adalah membuat program khusus dengan melibatkan mahasiswa secara aktif sebagai Duta Pelayanan—mahasiswa ini bertugas untuk memahami masalah-masalah rekan-rekannya dalam pelayanan, menjadi jembatan antara mahasiswa dan pihak kampus, serta membantu memecahkan masalah yang bisa diselesaikan secara cepat.
Kesimpulan
Manajemen pelayanan publik di UMRAH berada pada fase penting yang membutuhkan perhatian dan tindakan kolaboratif dari seluruh elemen kampus. Harapan mahasiswa terhadap pelayanan yang berkualitas menjadi pendorong utama bagi UMRAH untuk terus berinovasi. Inisiatif seperti pengembangan sistem informasi dan kerja sama dengan berbagai pihak adalah langkah positif dalam meningkatkan kualitas infrastruktur dan fasilitas kampus.
Namun, UMRAH juga menghadapi berbagai tantangan signifikan, termasuk keterbatasan sumber daya dan koordinasi yang kurang efektif. Untuk mewujudkan pelayanan publik yang prima dan memenuhi harapan mahasiswa, UMRAH perlu melakukan transformasi yang komprehensif dan terintegrasi. Transformasi ini tidak hanya berfokus pada inovasi teknologi atau pembangunan fisik, tetapi juga pada peningkatan kualitas SDM, efisiensi anggaran, koordinasi yang harmonis, dan partisipasi aktif mahasiswa.
Sumber Referensi
Dwiyanto, A. (2018). Manajemen pelayanan publik: peduli inklusif dan kolaborasi. UGM press
Raharjo, MMI (2022). Manajemen
Pelayanan Publik . Bumi Aksara.
Widanti, NPT (2022). Konsep good governance dalam perspektif pelayanan publik: Sebuah tinjauan literatur. Jurnal Abdimas Peradaban: Jurnal Pengabdian Masyarakat , 3 (1).
com Teori Manajemen Pelayanan Publik:
Pengertian, Konsep, dan implikasinya.
